Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word Dengan Mudah

Rikaariyani.com- Salah satu fitur yang tidak kalah penting pada microsoft word adalah mail merge. Mail merge yakni membuat tulisan dalam jumlah yang banyak berdasarkan informasi yang disimpan dalam database. Mail merge ini biasanya dimanfaatkan untuk membuat surat undangan yang dikirim dalam jumlah yang banyak. Jika tidak memanfaatkan fitur ini, tentu kita akan kesulitan menulis ratusan nama secara manual.

Cara membuat mail merge cukup mudah, tidak membutuhkan langkah-langkah yang rumit. Lalu, bagaimana cara membuat mail merge di Microsoft Word dengan mudah? Simak artikel berikut ini:

Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word Dengan Mudah

Apa Itu Mail Merge?

Mail merge yaitu fitur yang berfungsi untuk membuat surat atau dokumen lainnya dalam jumlah yang banyak dengan format yang sama. Fitur ini sangat berguna untuk mencetak atau mengirimkan dokumen yang ditujukan ke banyak penerima seperti undangan, surat keterangan karyawan, dan lain sebagainya. Mail Merge dalam Bahasa Indonesia disebut dengan “Surat Massal”. Namun sekarang, fitur surat massal ini tak hanya digunakan untuk membuat surat, namun juga undangan, pemberitahuan, dan lain sebagainya.

Dalam membuat mail merge, ada dua komponen yang diperlukan yaitu:

Main Document, yaitu template atau naskah dokumen utama sebagai format dasar surat yang akan dibuat.
File Data Source, yaitu sumber data yang akan digabungkan ke dalam main document. File data source bisa dalam format Excel, Outlook Contact List, text files, dsb.

Sebelum membuat naskah dokumen, sebaiknya kita sudah memiliki file data sumber terlebih dahulu dalam format spreadsheet Excel. Mail merge bekerja dengan mengimpor data dari sumber (spreadsheet), kemudian menggunakannya untuk menggantikan placeholder pada seluruh dokumen dengan informasi yang relevan sesuai dengan perintah.

Fungsi Mail Merge

Mail merge dapat dimanfaatkan untuk membuat berbagai jenis dokumen dalam format elektronik ataupun cetak. Adapun fungsi mail merge adalah sebagai berikut:

1. Membuat Dokumen dengan Isi yang Sama

Mail merge berfungsi untuk membuat dokumen yang isinya sama dalam jumlah banyak.

2. Mengirim Ke Banyak Penerima Secara Cepat

Dengan adanya mail merge, kita bisa mengirim surat ke banyak tujuan dalam waktu yang relatif singkat.

3. Dapat Membuat Selain Surat

Selain membuat surat, mail merge juga bisa digunakan untuk membuat sertifikat, amplop, proposal, surat penawaran barang dan lain sebagainya.

4. Memudahkan Membuat dan Mengirim Surat dengan Efektif

Mail merge membuat kita bekerja lebih praktis dan efektif tanpa membuang banyak waktu.

Cara Membuat Mail Merge

Cara membuat Mail Merge di Microsoft Word adalah sebagai berikut:

1. Mempersiapkan Dokumen Utama

Sebelum membuat mail merge, kita perlu menyiapkan dokumen terlebih dahulu. Dokumen ini disebut juga dengan main dokumen atau domain utama yang berisi informasi atau naskah yang akan dikirim, misalnya surat undangan rapat, undangan menghadiri acara tertentu, dan lain sebagainya.

2. Membuat Data Pendukung

Data pendukung yakni data yang berisi informasi penerima dokumen, seperti nama, alamat, nomor telpon penerima dan lain sebagainya. Data pendukung dapat dibuat secara manual mengggunakan aplikasi microsoft Excel.

3. Buka menu Mail Merge

Buka Microsoft Word, klik menu Mailings lalu pilih Start Mail Merge. Jika ingin membuat surat, maka pilih menu letters. Kita juga bisa memilih format lain, seperti email, envelopes, dan lain-lain.

4. Pilih penerima dokumen

Untuk memilih penerima dokumen, klik Select Recipients lalu pilih Use an Existing List jika ingin memilih daftar yang sudah dibuat sebelumnya dalam format excel. Jika belum memiliki data pendukung, klik Create a New List.

6. Mengatur tata letak

Setelah dokumen utama dan dokumen sumber data terhubung, langkah selanjutnya adalah memastikan tata letak dari sumber data dengan dokumen utama. Caranya adalah dengan meletakkan kursor di sebelah kolom nama, klik sub menu insert merge field lalu pilih nama. Begitu seterusnya jika ingin menghubungkan alamat, nomor telepon, dan data lainnya.

7. Melakukan pengecekan

Agar tidak terjadi kesalahan, kita perlu memastikan bahwa data-data yang dimasukan sudah benar. Caranya adalah dengan mengecek pada sub menu preview results.

Demikian penjelasan mengenai cara membuat mail merge di microsoft word, semoga bermanfaat.